Datenschutzerklärung Vertragsverhältnis 

(Information zum Datenschutz über unsere Datenverarbeitung im Rahmen des Vertragsverhältnisses nach Artikel Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

(Stand August 2022)

 

Wir nehmen den Datenschutz ernst und informieren Sie hiermit, wie wir Ihre Daten verarbeiten und welche Ansprüche und Rechte Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehen.

 

1.  Für die Datenverarbeitung Verantwortlicher und Kontaktdaten

 

Prof. Dr. Eberhard Kalbfleisch

 

Prof. Kalbfleisch GmbH Rechtsanwaltsgesellschaft 
Am Bahnhof 7
65812 Bad Soden a. Ts.
Deutschland
 

Telefon +49-6196-651 3418
E-Mail: [email protected] 

 

2.  Von uns verarbeitete Daten und Quellen 

 

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Mandanten oder anderen Betroffenen erhalten. Dies umfasst z. B. Ihre Kontaktdaten (z. B. Name, Titel, Adresse, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer/Mobilfunknummer), Auftrags- bzw. Vertragsdaten (z. B. Gegenstand des Auftrags oder der Anfrage, Angaben zu den beratenden Kanzleien, zuständigen Anwälten, Gegnern und fachbezogenen Details, Bankdaten, Zahlungsinformationen, Legitimationsdaten), Kundeninformationsdaten (z. B. Informationen über den Kontaktkanal, Datum, Anlass, Ergebnis) oder auch die Inhalte des mit Ihnen getätigten Schriftverkehrs bzw. Unternehmensdaten (z. B. Unternehmensgegenstand, Mitglieder der Unternehmensleitung, Mitarbeiter, verbundene Unternehmen und deren Mitarbeiter, für Umsatz und Ertrag relevante Informationen). Sofern Sie uns personenbezogene Daten von Betroffenen übermitteln, sollten Sie vorab sicherstellen, dass Sie dazu berechtigt sind und den Betroffenen in Kenntnis setzen, dass wir seine Daten entsprechend dieser Information verarbeiten. 

 

Soweit dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen oder im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung erforderlich ist, verarbeiten wir von anderen Unternehmen oder von sonstigen Dritten (z. B. Auskunfteien, Adressverlage) zulässigerweise erhaltene personenbezogene Daten. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z. B. Telefonverzeichnisse, Handels- und Vereinsregister, Melderegister, Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher, Presse, Internet und andere Medien) zulässigerweise gewonnen, erhalten oder erworben haben und verarbeiten dürfen. 

 

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen, auf denen wir Ihre Daten verarbeiten 

 

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie anderen anwendbaren Datenschutzvorschriften. Im Einzelnen:


3.1 Zwecke zur Erfüllung eines Vertrages oder von vorvertraglichen Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)

 

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie uns u. a. im Rahmen der Vorbereitungen eines Vertragsschlusses oder bei Durchführung eines Vertrages zur Verfügung stellen, erfolgt für Zwecke der Erbringung unserer anwaltlichen und/oder steuerberatenden Leistungen. Wir verarbeiten diese Daten zur Begründung, Durchführung und ggf. Beendigung unserer Verträge mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge. Dies kann die Beratung, Analyse Ihres Beratungsbedarfs, die Betreuung bei sämtlichen Rechtsangelegenheiten, die Durchführung von Transaktionen etc. beinhalten. Wir verwenden die Daten auch, um unsere Forderungen beizutreiben. 

 

3.2 Zwecke im Rahmen eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

 

Über die eigentliche Erfüllung des (Vor-) Vertrages hinaus verarbeiten wir Ihre Daten gegebenenfalls, wenn es erforderlich ist, um unsere berechtigten Interessen oder die Dritter zu wahren, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten dem entgegenstehen. Berechtigte Interessen können u. a. unsere wirtschaftlichen Interessen, unsere rechtlichen Interessen, unsere Interessen zur Einhaltung und Sicherstellung von Compliance oder auch der IT-Sicherheit sein. Berechtigte Interessen liegen z. B. in folgenden Fällen vor:

 

·       Einholung von Auskünften zur Bonitätsabfrage;

·       Verarbeitung von Daten und Einholung von Auskünften zur Vermeidung von Interessenkonflikten;

·       Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten;

·       Beitreibung von Forderungen;

·       Risikosteuerung innerhalb der Luther-Unternehmensgruppe;

·       Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;

·       Gewährleistung der EDV/IT-Sicherheit; 

·       Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zutrittskontrollen) und zur Sicherstellung des Hausrechts;

·       Verhinderung und Aufklärung von Straftaten;

·       Nachweisbarkeit von Aufträgen, Anfragen etc. und sonstigen Vereinbarungen; 

·       Kulanzverfahren.

 

3.3 Zwecke zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO)

 

Wie jeder, der sich am Wirtschaftsgeschehen beteiligt, unterliegen auch wir einer Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen (wie z. B. aber nicht abschließend Handels- und Steuergesetze), aber auch ggf. aufsichtsrechtliche oder andere behördliche Vorgaben. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf. die Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, die Verhinderung, Bekämpfung und Aufklärung der Terrorismusfinanzierung und vermögensgefährdenden Straftaten, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten, die Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Datensicherheit sowie der Prüfung durch Steuer- und andere Behörden. Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder der Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.

 

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern Ihrer Daten

 

Zunächst erhalten nur unsere berechtigten Mitarbeiter Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten. 

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nur, soweit dies gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist oder soweit Sie eingewilligt haben. Wir teilen zudem im erforderlichen Umfang Ihre Daten mit den von uns eingesetzten Dienstleistern, um unsere Dienstleistungen erbringen zu können. Wir beschränken die Weitergabe von Daten dabei auf das Notwendige, um unsere Dienste für Sie zu erbringen. Teilweise erhalten unsere Dienstleister Ihre Daten als Auftragsverarbeiter und sind dann bei dem Umgang mit Ihren Daten streng an unsere Weisungen gebunden. Teilweise agieren die Empfänger eigenständig mit Ihren Daten, die wir an diese übermitteln.

 

Nachfolgend nennen wir Ihnen die Kategorien der Empfänger Ihrer Daten:

 

  • Rechtsberater, Mediatoren, Gerichte, Behörden etc., sofern dies für die Erbringung unserer Leistung im Rahmen der Mandatsbeziehung bzw. der Vertretung in rechtlichen Angelegenheiten erforderlich ist;  
  • Zur Zusammenarbeit mit anderen Anwalts- und/oder Steuerberatungskanzleien oder mit in Abstimmung mit Ihnen eingeschalteten weiteren Beratern und sonstige Dritten;
  • Zahlungsdienstleister und Banken, um ausstehende Zahlungen von Konten einzuziehen oder Erstattungsbeträge auszuzahlen;
  • IT-Dienstleister, die u. a. Daten speichern, bei der Administration und der Wartung der Systeme unterstützen sowie Aktenarchivare und -vernichter;
  • Logistikdienstleister, um Unterlagen etc. auszuliefern;
  • Auskunfteien und sonstige Dienstleister im Rahmen der Prüfung von Interessenkonflikten, Geldwäscheprüfung, etc.;
  • Rechts- und Steuerberater bei der Geltendmachung unserer Ansprüche;
  • öffentliche Stellen und Institutionen soweit wir rechtlich dazu verpflichtet sind.

 

5. Drittlandtransfer

 

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies im Rahmen der Abwicklung bzw. Erfüllung unserer vorvertraglichen oder vertraglichen Beziehungen erforderlich (z. B. bei Einsatz einer anderen Anwalts- und/oder Steuerberatungskanzlei mit Sitz in einem Drittstaat) oder gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet. Alternativ übermitteln wir die Daten auf Grundlage der Binding Corporate Rules.

 

Im Übrigen übertragen wir Ihre personenbezogenen Daten nicht in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR oder an internationale Organisationen.

 


6. Dauer der Speicherung Ihrer Daten 

 

Wir verarbeiten Ihre Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung. Das schließt auch die Anbahnung eines zwischen uns abzuschließenden (vorvertragliches Rechtsverhältnis) und die Abwicklung eines zwischen uns abgeschlossenen (vertragliches Rechtsverhältnis) Vertrages über die Erbringung anwaltlicher Leistungen mit ein. Sofern Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, bis zum Widerruf der Einwilligung oder – sofern wir Ihre Daten für werbliche Zwecke nutzen – bis zu Ihrem Widerspruch.

 

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u. a. aber nicht abschließend aus berufsrechtlichen Vorgaben, dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und dem Geldwäschegesetz ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zehn Jahre über das Ende der Geschäftsbeziehung bzw. des vorvertraglichen Rechtsverhältnisses hinaus.

 

Ferner können spezielle gesetzliche Vorschriften eine längere Aufbewahrungsdauer erfordern, wie z. B. die Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist zwar drei Jahre, es können aber auch Verjährungsfristen von bis zu 30 Jahren anwendbar sein.

 

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten und Rechte nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn deren - befristete - Weiterverarbeitung ist im Einzelfall zur Erfüllung der unter Ziffer 4 aufgeführten Zwecke erforderlich. In diesen Fällen können wir auch nach Beendigung unserer Geschäftsbeziehung oder unseres vorvertraglichen Rechtsverhältnisses für eine mit den Zwecken vereinbare Dauer Ihre Daten speichern und ggf. nutzen.

 

7.  Ihre Datenschutzrechte 

 

Sie können uns gegenüber die folgenden Datenschutzrechte geltend machen:

 

  •  Auskunftsrecht: Sie sind jederzeit berechtigt, im Rahmen von Art. 15 DSGVO von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten; ist dies der Fall, sind Sie im Rahmen von Art. 15 DSGVO ferner berechtigt, Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie bestimmte weitere Informationen (u. a. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Kategorien von Empfängern, geplante Speicherdauer, ihre Datenschutzrechte, die Herkunft der Daten, den Einsatz einer automatisierten Entscheidungsfindung und im Fall des Drittlandtransfer die geeigneten Garantien) und eine Kopie Ihrer Daten zu erhalten. Bitte beachten Sie jedoch, dass Luther als Rechtsanwaltskanzlei weder während der Bearbeitung Ihrer Angelegenheiten noch nach deren Abschluss verpflichtet ist, Ihnen gegenüber Auskunft zu erteilen. Ein Auskunftsrecht hinsichtlich der uns im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Angelegenheiten bekannt gewordenen personenbezogenen Daten besteht nicht, da diese umfassend der anwaltlichen Schweigepflicht unterliegen (siehe § 29 Abs. 1 S. 2 BDSG i. V. m. § 43a BRAO).
  •  Recht auf Berichtigung: Sie sind berechtigt, nach Art. 16 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind. Bitte teilen Sie uns mit, sofern sich Ihre Daten ändern.
  • Recht auf Löschung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich löschen. Das Recht auf Löschung besteht u. a. nicht, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich ist für (i) die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, (ii) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder (iii) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. 
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 18 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken. 
  • Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir Ihnen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übergeben. 
  • Widerspruchsrecht: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, so dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beenden müssen. Das Widerspruchsrecht besteht nur in den in Art. 21 DSGVO vorgesehen Grenzen. Zudem können unsere Interessen einer Beendigung der Verarbeitung entgegenstehen, so dass wir trotz Ihres Widerspruchs berechtigt sind, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten. 
  • Widerrufsrecht: Sie haben das Recht Ihre erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
  • Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 77 DSGVO Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu erheben, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:


Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit 

vertreten durch

Prof. Dr. Alexander Roßnagel

Gustav-Stresemann-Ring 1

65189 Wiesbaden

Telefon: 0611/1408 -0

E-Mail: [email protected]

 

Ihre Anträge über die Ausübung ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich an die oben unter Ziffer 1 angegebene Anschrift adressiert werden.

 

8. Umfang Ihrer Pflichten, uns Ihre Daten bereitzustellen

 

Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung oder für ein vorvertragliches Verhältnis mit uns erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag zu schließen oder auszuführen. Dies kann sich auch auf später im Rahmen der Geschäftsbeziehung erforderliche Daten beziehen. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten, werden Sie über die Freiwilligkeit der Angaben gesondert informiert.

 

10. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling)

 

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Artikel 22 DSGVO ein. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben sind wir zur Geldwäsche- und Betrugsbekämpfung verpflichtet. Dabei werden auch Datenauswertungen (für u. a. Zahlungsverkehr) vorgenommen. Diese Maßnahmen dienen gleichzeitig auch Ihrem Schutz.

 

Information über Ihr Widerspruchsrecht Art. 21 DSGVO  

1. Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.  

2. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die unter Ziff. 1 dieser Datenschutzerklärung genannte Kontaktadresse gerichtet werden.